โฟลิโอโรงแรม (Hotel Folio) คืออะไร? ตัวอย่างเอกสารและการใช้งาน

โฟลิโอโรงแรม (Hotel Folio) คือเอกสารที่บันทึกรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของผู้เข้าพัก ตั้งแต่ค่าห้อง ค่าอาหาร ไปจนถึงค่าบริการเสริมอื่น ๆ ซึ่งแตกต่างจากใบเสร็จรับเงินตรงที่โฟลิโอแสดงรายการก่อนการชำระเงิน และมักถูกใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการเบิกค่าที่พักสำหรับการเดินทางไปราชการ บทความนี้อธิบายความหมาย ประเภทของโฟลิโอ พร้อมตัวอย่างเอกสารที่สามารถนำไปใช้ได้จริง โดยอ้างอิงจากคู่มือระบบโรงแรมและแนวทางของหน่วยงานราชการ (Soraso PMS Blog).

Last checked: 2026-07-14

ความหมาย: สมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน ที่รวมโพสต์ทุกรายการและยอดชำระ · ประเภทหลัก: แขกเดี่ยว, กลุ่ม, หน่วยงาน · การใช้งานเด่น: หลักฐานการเบิกค่าที่พักสำหรับการเดินทางไปราชการ · ตัวอย่างเอกสาร: ไฟล์ .docx ที่มีช่องกรอกชื่อผู้เข้าพัก, วันที่, รายการค่าใช้จ่าย

ภาพรวมของโฟลิโอโรงแรม

โฟลิโอโรงแรม (Folio) คืออะไร? มีกี่ประเภท?

โฟลิโอโรงแรม ตามนิยามจากระบบบริหารจัดการที่พัก (PMS) คือสมุดบัญชีหรือใบแจ้งรายการ (ledger) ของผู้เข้าพักแต่ละราย กลุ่ม หรือหน่วยงาน ที่รวบรวมรายการเคลื่อนไหวทางการเงินทั้งหมดระหว่างโรงแรมและผู้ชำระเงิน ตั้งแต่การเช็กอินจนถึงหลังเช็กเอาต์ (Soraso PMS Blog). โดยจะรวมถึงรายการต่างๆ เช่น ค่าห้องพัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม ค่าสปา ค่ามินิบาร์ ค่าธรรมเนียมการบริการ และภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมถึงรายการรับชำระ การยกเลิก และการปรับยอดต่างๆ แทนที่จะเป็นเพียงยอดรวมปลายทาง โฟลิโอแสดงรายละเอียดของแต่ละรายการ ซึ่งทำให้แขกสามารถตรวจสอบได้ว่าแต่ละรายการถูกต้องหรือไม่

ศูนย์ช่วยเหลือของ Little Hotelier ให้คำจำกัดความที่สอดคล้องกันว่า โฟลิโอคือใบเรียกเก็บค่าใช้จ่ายและการชำระเงินที่เกิดขึ้นโดยผู้เข้าพัก ลูกค้ากลุ่มบริษัท หรือองค์กร และถือเป็นหนึ่งในคำศัพท์เฉพาะที่สำคัญของอุตสาหกรรมโรงแรม

ประเภทของโฟลิโอ

โดยทั่วไป โฟลิโอในระบบ PMS สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทหลัก (Soraso PMS Blog):

• แขกเดี่ยว (Guest Folio): สำหรับผู้เข้าพักคนเดียวหรือห้องเดียว รายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะถูกรวมไว้ในใบเดียว
• กลุ่ม (Group Folio): สำหรับคณะทัวร์หรือกลุ่มผู้เข้าพักที่เดินทางมาด้วยกัน ซึ่งค่าใช้จ่ายบางส่วน (เช่น ค่าห้องพัก) อาจถูกโอนไปยังบัญชีกลางของกลุ่ม
• หน่วยงาน (Company/Unit Folio): สำหรับลูกค้าที่เป็นองค์กรหรือหน่วยงานราชการ ซึ่งค่าใช้จ่ายจะถูกเรียกเก็บจากบริษัทหรือส่วนราชการโดยตรง ไม่ใช่จากตัวบุคคล

ระบบ PMS หลายระบบยังมีการเชื่อมโยงการจองเข้ากับโฟลิโออีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น คู่มือของ Ace Hotel System อธิบายว่าเมื่อมีการสร้างการจอง ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ (invoice) อัตโนมัติ และผู้ใช้สามารถเพิ่มโฟลิโอใหม่หรือจัดการโฟลิโอที่มีอยู่ได้จากเมนู “Folio” ในการจองนั้นๆ

ความแตกต่างระหว่าง Folio และใบเสร็จ

ความสับสนที่พบบ่อยคือความแตกต่างระหว่าง “โฟลิโอ” และ “ใบเสร็จรับเงิน” บทความฝึกอบรมจาก TPA ชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างที่สำคัญ นั่นคือ:

• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือเอกสารที่โรงแรมออกให้แก่ผู้ชำระเงิน หลังจาก การชำระเงินเสร็จสมบูรณ์ เพื่อแสดงว่าได้รับการชำระเงินแล้ว
• โฟลิโอ (Folio) คือใบแจ้งรายการค่าใช้จ่าย ก่อน การชำระเงินที่แสดงรายละเอียดการเรียกเก็บเงินสำหรับการเข้าพัก ซึ่งสามารถใช้เป็นเอกสารประกอบการตรวจสอบยอดเงินที่ต้องชำระ

ในบริบทของการเบิกจ่ายราชการ KM ศรีนครินทรวิโรฒ ระบุว่าเกณฑ์สำนักงานอธิการบดีแนะนำให้ผู้เดินทางตรวจสอบว่าใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากที่พักมีรายละเอียดที่จำเป็นครบถ้วน เช่น ชื่อและที่อยู่ผู้รับเงิน รายละเอียดการเข้าพัก หมายเลขห้อง วันที่เข้า-ออก อัตราค่าที่พักต่อห้องต่อวัน และรายชื่อผู้เข้าพัก หากโรงแรมมีโฟลิโอประกอบกับใบเสร็จด้วย ข้อมูลในเอกสารทั้งสองฉบับจะต้องสอดคล้องกัน

ข้อควรปฏิบัติ: ผู้เดินทางควรเตรียมขอเอกสารทั้งโฟลิโอและใบเสร็จรับเงินจากทางโรงแรมในวันเช็กเอาต์ เพื่อให้มีหลักฐานครบถ้วนสำหรับการเบิกจ่ายย้อนหลัง และควรตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดในเอกสารทันทีที่ได้รับ

ตัวอย่างเอกสาร FOLIO มีอะไรบ้าง?

ตัวอย่างเอกสารโฟลิโอที่เป็นรูปธรรมสามารถพบได้ในแหล่งข้อมูลทางการศึกษาและระบบปฏิบัติการโรงแรม หนึ่งในตัวอย่างที่ชัดเจนคือแบบฟอร์มจาก มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่ (คณะวิทยาการจัดการ) ซึ่งเป็นไฟล์ Word (.docx) ที่มีโครงสร้างครบถ้วนสำหรับการฝึกอบรมและการปฏิบัติงานจริง หัวเอกสารของแบบฟอร์มดังกล่าวประกอบด้วย:

• ชื่อและที่ตั้งของโรงแรม
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของโรงแรม
• ช่องสำหรับกรอกข้อมูลลูกค้า ซึ่งรวมถึงชื่อหน่วยงาน ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของหน่วยงาน (ในตัวอย่างคือ “คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่” และเลขผู้เสียภาษี 0994000423021)

ส่วนของรายการค่าใช้จ่ายในแบบฟอร์มได้รับการออกแบบให้สามารถกรอกรายละเอียด เช่น ประเภทค่าใช้จ่าย จำนวนเงิน และหมายเหตุ เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานในการเบิกจ่ายได้ เอกสารนี้แสดงให้เห็นว่าโฟลิโอสามารถปรับใช้เป็นเอกสารสำหรับลูกค้าที่เป็นหน่วยงานราชการหรือองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

รูปแบบเอกสาร Folio สำหรับเบิกราชการ

สำหรับการเบิกค่าที่พักในการเดินทางไปราชการ เอกสารโฟลิโอควรมีองค์ประกอบที่สำคัญอย่างน้อยดังนี้ (KM ศรีนครินทรวิโรฒ):

• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเงิน (โรงแรม)
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของโรงแรม
• วันที่เข้าพักและวันที่ออก
• หมายเลขห้องพัก
• อัตราค่าที่พักต่อห้องต่อวัน
• รายชื่อผู้เข้าพัก (ที่สอดคล้องกับหนังสืออนุมัติเดินทาง)
• รายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดแยกตามประเภท (ค่าห้อง ค่าอาหาร ค่าบริการเสริม)
• ยอดรวมที่ต้องชำระ ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับยอดในใบเสร็จรับเงิน

ข้อมูลเชิงลึก: การมีโฟลิโอที่มีรายละเอียดครบถ้วนและสอดคล้องกับใบเสร็จรับเงินจะช่วยลดปัญหาการถูกทวงถามเอกสารเพิ่มเติมจากฝ่ายการเงินและทำให้กระบวนการเบิกจ่ายรวดเร็วยิ่งขึ้น

บิล Folio คืออะไร? แตกต่างจากใบเสร็จอย่างไร?

ในภาษาไทย มักใช้คำว่า “บิล Folio” เพื่อหมายถึงใบแจ้งรายการค่าใช้จ่ายของโรงแรม ซึ่งอาจสร้างความสับสนกับคำว่า “บิล” (Bill) ในความหมายทั่วไปที่เป็นใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม จากคำอธิบายของ Roomyy Hospitality Resources โฟลิโอ หรือ “Guest Folio” คือ “ใบแจ้งรายการของแขกที่พักอยู่ในโรงแรม” ซึ่งเป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดการใช้บริการต่างๆ ของแขกตามลำดับรายการและวันที่ใช้บริการ เพื่อให้แขกสามารถตรวจสอบและรับทราบจำนวนเงินค่าใช้จ่ายทั้งหมดก่อนที่จะมีการเรียกเก็บเงิน

ความแตกต่างหลักระหว่าง “บิล Folio” กับ “ใบเสร็จรับเงิน” (Receipt) สามารถสรุปได้ดังนี้:

• บิล Folio (ใบแจ้งรายการ): ออกก่อนการชำระเงิน แสดงรายละเอียดของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าพัก เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินที่ต้องจ่าย และมักมีช่องสำหรับลงนามรับรองยอด
• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt): ออกหลังการชำระเงิน เป็นหลักฐานยืนยันว่าได้มีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว และมักเป็นเอกสารหลักที่ใช้ในการเบิกจ่ายของหน่วยงานราชการ

“โฟลิโอ (Folio) คือ ‘สมุดบัญชีของแขก/กลุ่ม/หน่วยงาน’ ที่รวมโพสต์ทุกรายการและการรับชำระไว้ในที่เดียว ตั้งแต่เช็กอินจนถึงหลังเช็กเอาต์”

— Soraso PMS Blog

แต่ในทางปฏิบัติสำหรับการเบิกจ่ายราชการ KM ศรีนครินทรวิโรฒ แนะนำว่าหากมีเอกสารทั้งสองฉบับ “รายการในเอกสารทั้งสองจะต้องสอดคล้องกัน” เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานที่สมบูรณ์ในการเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ

Folio ผู้เข้าพักคืออะไร? และการนำไปใช้เบิกค่าที่พัก

“Folio ผู้เข้าพัก” หรือ “Guest Folio” คือเอกสารเฉพาะที่เชื่อมโยงกับผู้เข้าพักแต่ละราย ตามที่ Roomyy อธิบายไว้ โฟลิโอประเภทนี้เป็นตัวแทนของ “ใบแจ้งรายการของแขกที่พักอยู่ในโรงแรม” ซึ่งมีรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ผู้เข้าพักรายนั้นได้ใช้บริการระหว่างการพักอาศัย เอกสารนี้เป็นหัวใจสำคัญของระบบบัญชีโรงแรม เพราะเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการเรียกเก็บเงินและออกใบแจ้งหนี้

การนำ Folio ไปใช้เบิกค่าที่พักราชการ

การเบิกค่าที่พักสำหรับการเดินทางไปราชการมีระเบียบและขั้นตอนที่ชัดเจน เอกสารจากมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ (KM ศรีนครินทรวิโรฒ) ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลจากหน่วยงานราชการโดยตรง ระบุว่าหลักฐานการเบิกค่าที่พักกรณีจ่ายจริงนั้น “ต้องประกอบด้วย ใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งรายการ (Folio) จากโรงแรม” โดยมีเงื่อนไขสำคัญดังนี้:

• ต้องเป็นเอกสารที่ออกโดยโรงแรมหรือที่พัก
• ต้องระบุชื่อผู้เข้าพักให้ตรงกับผู้เดินทาง
• ต้องมีวันที่เข้าพักและวันที่ออก
• ต้องแสดงอัตราค่าที่พักและรายการค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน

บทความจาก TPA ยังช่วยเชื่อมโยงความเข้าใจนี้ด้วยว่า “โฟลิโอโรงแรม คือ บันทึกข้อมูลทางการเงิน หรือรายการเงินที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าโรงแรม ซึ่งอาจประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่ผู้เข้าพักต้องชำระ เช่น ค่าห้องพัก ค่าอาหาร ค่าบริการอื่น ๆ” ซึ่งสอดคล้องกับความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานเบิกจ่ายโดยตรง

“Folio คือ ใบแจ้งรายการของแขกที่พักอยู่ในโรงแรม เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดการใช้บริการต่างๆ ของแขกที่พักอยู่ในโรงแรม”

— Roomyy Resources – Guest Folio คืออะไร

อย่างไรก็ตาม ยังมีช่องว่างทางข้อมูลที่สำคัญ นั่นคือ ยังไม่พบระเบียบหรือหนังสือเวียนจากกรมบัญชีกลางหรือกระทรวงการคลังที่ระบุโดยตรงว่า “Folio โรงแรม” เป็นเอกสารบังคับสำหรับการเบิกค่าเช่าที่พักราชการ ทำให้สถานะทางกฎหมายของ Folio เทียบกับใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการยังไม่ชัดเจนในทางปฏิบัติ ดังนั้น ผู้เดินทางควรตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานต้นสังกัดของตนก่อนเสมอ

ประเด็นสำคัญ: แม้ว่าโฟลิโอจะมีประโยชน์อย่างมากในฐานะรายละเอียดประกอบการเบิกจ่าย แต่ใบเสร็จรับเงินยังคงเป็นเอกสารหลักที่หน่วยงานราชการส่วนใหญ่ต้องการ ในกรณีที่โรงแรมไม่มีโฟลิโอ ผู้เดินทางควรขอใบเสร็จรับเงินที่มีรายละเอียดครบถ้วนตามที่ KM ศรีนครินทรวิโรฒ แนะนำ และอาจต้องสอบถามฝ่ายการเงินของหน่วยงานเพื่อความแน่ใจ

Related reading:

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโฟลิโอโรงแรม